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Le télétravail séduit un nombre croissant d’entreprises, qui laissent leurs salariés exploiter leurs documents papier et électroniques en dehors de leurs locaux, souvent au mépris des risques de sécurité pour leurs informations.

Une récente étude d’Iron Mountain, le spécialiste des services de conservation et de gestion de l’information, révèle en effet que peu d’employeurs offrent à leurs télétravailleurs les moyens et les recommandations nécessaires pour protéger leurs informations.

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Selon l’étude, près de 2/3 des salariés européens travaillent désormais de chez eux, à temps plein ou partiel. Mais seules 18 % des entreprises indiquent à leurs salariés les types de documents papier et électroniques qu’ils sont autorisés ou pas à utiliser chez eux, et 17 % disposent d’une politique formelle de télétravail. Le télétravail suppose également une infrastructure IT adaptée. Or 60 % (66% pour le France) des employeurs ne fournissent pas à leurs salariés distants les équipements appropriés et 67 % (78% pour le France) ne leur donnent pas d’accès sécurisé à un intranet. Et près d’1/4 (22 % et 31% pour le France) ne leur proposent aucun équipement adapté ni accès sécurisé.

Par ailleurs, de nombreux employeurs tolèrent des comportements qui peuvent mettre en péril leurs informations : envoi et réception de documents professionnels par messagerie électronique personnelle (50 %), ou encore documents professionnels qui traînent au domicile (29 %) ou finissent à la poubelle (19 %). Qui plus est, environ 1 télétravailleur sur 10 (11 % et 15% pour le France) travaille depuis un cybercafé ou utilise un réseau Wi-Fi non sécurisé pour envoyer et recevoir des documents professionnels (7 %). Ces comportements exposent les données à des risques de vol, dont les conséquences peuvent être dramatiques pour l’entreprise concernée.

Le nombre de télétravailleurs augmente, tout comme la fréquence du télétravail. 15 % des personnes interrogées travaillent de chez elles tous les jours et 15 % à raison de 2 à 4 fois par semaine.

Marc Delhaie, PDG d’Iron Mountain France, commente ainsi les conclusions de l’étude : « Les entreprises laissent leurs employés utiliser leur ressource la plus précieuse, à savoir leurs données, en dehors du bureau sans même leur offrir les moyens d’appliquer les meilleures pratiques de gestion de l’information, notamment de stockage et de destruction sécurisés. Il est essentiel qu’elles étendent leurs procédures de gestion de l’information à leurs télétravailleurs et salariés distants. Et pas seulement pour leurs données numériques, mais aussi pour leurs documents papier, tout aussi susceptibles de tomber entre de mauvaises mains. »

Les dirigeants et cadres supérieurs ont le plus recours au télétravail

D’après l’étude d’Iron Mountain, la représentation du télétravail varie selon la fonction. Les dirigeants et cadres supérieurs sont ceux qui y ont le plus recours : tous les jours pour 1/3 (32 %) d’entre eux et 2 à 4 fois par semaine pour 22 %. 1/3 (35 %) des salariés du secteur du marketing travaillent de chez eux 2 à 4 fois par semaine. Ils sont 21 % dans le secteur de l’informatique. Le télétravail est en revanche plus rare dans les services RH et administratifs.

Iron Mountain offre aux entreprises quelques recommandations simples pour permettre à leurs télétravailleurs de protéger leurs informations :

  • Mettre en place des règles de télétravail claires et simples, qui imposent notamment d’utiliser des messageries professionnelles pour toutes les communications professionnelles, ainsi que des réseaux sécurisés en dehors de l’entreprise.
  • Identifier les données qui doivent demeurer en permanence en lieu sûr et en informer les télétravailleurs, en gardant à l’esprit que toutes les tâches ne se prêtent pas au télétravail.
  • Élaborer une politique de télétravail qui définit les engagements de l’employeur, à fournir l’équipement et l’infrastructure IT nécessaires, par exemple, et les obligations des salariés, de gérer les informations conformément aux meilleures pratiques, y compris de destruction sécurisée des documents.
  • Former régulièrement les employés à l’application des règles et directives de l’entreprise, et vérifier qu’elles restent à jour des dernières meilleures pratiques identifiées.
  • Fournir aux employés tous les équipements IT dont ils ont besoin et un accès sécurisé au réseau de l’entreprise, qui leur permettront d’envoyer et de recevoir des documents en toute sécurité, et leur éviteront d’imprimer des documents confidentiels au bureau dont ils n’auront peut-être pas l’utilité chez eux.

Pour cette étude, Iron Mountain a interrogé des employés au Royaume-Uni, en France, en Allemagne, aux Pays-Bas et en Espagne.

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Source : Global Security Mag

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