Tout savoir sur les documents pdfs et sur leur création

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Qu’il s’agisse de textes officiels, de rapports, de livres ou simplement de dossiers d’entreprise, presque tous les documents utilisés aujourd’hui se présentent sous le format PDF. Très pratique et polyvalent, il est souvent favorisé par rapport à d’autres types de fichiers.

Historique du format PDF

En 1992, le fondateur d’Adobe crée le « Portable Document Format » connu sous le sigle PDF. Ce langage de description de pages est à l’origine destiné à faciliter la circulation des dossiers internes de la société face aux divers problèmes de compatibilité d’un ordinateur à un autre. Très utilisé depuis son apparition, le PDF devient une norme ISO en 2008.

Quels sont les avantages du format PDF ?

Conserve la mise en forme du document

Le format PDF affiche exactement le contenu ainsi que la mise en page du document original, peu importe le système d’exploitation utilisé (Windows, Mac ou Linux) ou le logiciel utilisé pour le visualiser.. Les textes, les images ainsi que les tableaux se trouvent tous à la bonne place. Ce qui n’est pas le cas pour d’autres formats où ces éléments changent et s’entremêlent lorsque l’outil de traitement est différent de celui employé lors de sa création. Le PDF est donc plus pratique pour les échanges d’informations en entreprises ou entre particuliers, surtout pour les entreprises reposant en grande partie sur l’administratif.

Fichier polyvalent et facile à utiliser

Le PDF est consultable partout, que ce soit sur les ordinateurs, sur les tablettes ou sur les smartphones avec l’application Adobe Reader. D’autres logiciels libres comme le Xpdf et le Foxit permettent également de les visualiser. Vous pouvez ainsi accéder à vos documents en tout temps, quel que soit l’appareil dont vous disposez.

De plus, comparé à d’autres formats tels que Word ou PowerPoint, le PDF est plus facile à manipuler et à envoyer grâce à sa taille réduite.

Fiable et sécurisé

Certains documents peuvent renfermer des renseignements plus délicats et nécessitent une protection afin d’éviter toutes modifications ou copies de leurs contenus. Pour une plus grande sécurité de vos données, vous pouvez apposer une signature ou mettre un mot de passe sur vos documents PDF. Ces fonctionnalités permettent ainsi de garder les droits d’auteur ou de ne pas fausser les informations communiquées. C’est ce qui fait que les indications venant des fichiers PDF sont beaucoup plus fiables que celles provenant des formats facilement éditables.

Comment créer des fichiers PDF ?

Création de PDF avec des convertisseurs en ligne

Une manière simple de créer des fichiers PDF consiste à utiliser les convertisseurs disponibles en ligne. De nombreuses plateformes proposent ce service. Par exemple, nous pouvons citer Adobe PDF converter, Ilovepdf ou encorePDF compressor.

À l’aide de ces outils, vous pouvez convertir rapidement des fichiers venant de Microsoft Office vers le Portable Document Format. C’est également le meilleur moyen de faire passer un  PNG ou un JPEG au format  PDF et vice-versa avec des images de bonne qualité. Pas d’étapes compliquées à suivre, il suffit de faire glisser les documents sur le site et de télécharger la version PDF créée.

Création de PDF avec Microsoft Office 2010 et 2013

Les applications Word, PowerPoint et Excel de Microsoft Office 2010 et 2013 peuvent facilement générer des documents PDF en quelques clics, et ce de différentes manières. Par exemple, vous pouvez utiliser l’option « Enregistrer sous », « Exporter » ou « Imprimer ».

Avec « Enregistrer sous »

  • Allez dans l’onglet FICHIER.
  • Cliquez sur le texte « Enregistrer sous ».
  • Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le menu déroulant à côté de “Type” pour arriver jusqu’à “PDF”.
  • Dans “Options”, vous pouvez personnaliser certains paramètres du document à créer.
  • Validez vos choix avec “OK”, puis « Enregistrer ».

Avec « Exporter »

  • Dans l’onglet FICHIER, cliquez sur « Exporter ».
  • Puis allez sur “créer PDF/XPS”.
  • Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez l’emplacement voulu et validez avec “Publier”.

Avec « Imprimer »

  • Dans FICHIER, cliquez sur « Imprimer »
  • Un volet apparaît, puis dans la liste déroulante de l’imprimante, choisissez le logiciel de création PDF installé sur votre ordinateur (Nitro PDF, PDF Architect…).
  • Validez avec “Imprimer”.

Création de PDF avec LibreOffice

Si vous êtes plus à l’aise avec le LibreOffice, la procédure reste similaire à celle de Microsoft avec les applications Writer, Calc et Impress qui sont les équivalents du Microsoft Word, Excel et PowerPoint. 

  • Allez dans le Menu puis cliquez sur “Exporter au format PDF”.
  • Une fenêtre s’ouvre avec tous les paramètres de création.
  • Cliquez sur “Exporter”, puis pour terminer l’opération et choisissez l’emplacement désiré.

L’outil de Dessin Draw offre également cette possibilité de conversion.

Création de PDF avec Google Docs

L’application Google Docs est un outil pratique pour envoyer ou partager des documents en ligne. Les fichiers créés peuvent être téléchargés au format PDF qu’il soit question de documents textes, de Feuille de Calcul ou de Présentation.

Voici comment faire :

  • Allez dans Drive.
  • Cliquez sur “Créer” ou “Nouveau”, puis sélectionnez le type de fichier que vous voulez utiliser.
  • Traitez votre contenu.
  • Une fois terminé, cliquez sur “Fichier” – “Télécharger au format” – “Document PDF”.

Création de PDF à partir d’une page Web

Savez-vous que les pages sur le Web peuvent aussi être enregistrées au format PDF ? C’est extrêmement utile lorsque vous avez besoin de collecter des informations sur internet. L’avantage avec cette procédure est que tous les éléments associés au langage HTML de la page (images, textes, mappages, formulaires…) restent intacts après conversion. C’est-à-dire que le PDF obtenu reste identique à la page originale, à l’exception des animations qui deviennent des images fixes. 

Pour cette opération, il est nécessaire d’utiliser des convertisseurs en ligne ou d’utiliser des plugins sur les navigateurs. Par exemple, vous pouvez employer les services d’Adobe, de Web2PDF ou encore d’HTM2PDF.

Comment éditer des fichiers PDF ?

Comme pour sa création, l’édition d’un document PDF peut se faire à travers de nombreuses manières, comme avec Adobe Acrobat DC, Nitro Pro 12, PDF Element, etc. Ces outils fonctionnent tous à peu près de la même manière, mais nous allons les expliquer un à un.

Modification de PDF avec Adobe Acrobat DC

Cette plateforme permet de modifier directement les textes et images sur vos documents PDF. Disponible également sous forme d’application mobile, vous pouvez accéder à vos fichiers n’importe où avec Acrobat Reader. Avec cet outil, la mise en page reste la même, car les éléments insérés adoptent automatiquement les caractéristiques de ceux déjà présents sur le PDF. Le processus est simple :

  • Ouvrir le fichier dans Acrobat.
  • Cliquez sur “Modifier” ou “Edit PDF”.

Modification de PDF avec Nitro Pro 12

Nitro Pro 12 permet également de facilement modifier un PDF.. Pour l’utiliser :

  • Allez sur le bouton “Ouvrir” et sélectionnez le fichier à modifier
  • Dans l’onglet “Accueil”, vous trouverez  plusieurs commandes qui vous permettront d’ éditer votre document selon vos préférences. Vous pouvez même changer les couleurs et la taille de la police de caractères.

Modification de PDF avec PDF Element

PDF Element est compatible avec les systèmes Windows et Mac. Il utilise des techniques rapides et avancées pour l’édition de vos documents. Comme précédemment, il suffit d’ouvrir le PDF, de cliquer sur “Modifier”, puis de procéder aux ajustements souhaités.

 

Note : article publi-rédactionnel

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