De nombreuses entreprises se sont retrouvées dans l’obligation de passer au télétravail du jour au lendemain, or la grande majorité d’entre elles était loin d’y être préparée. Fin 2019, seuls 29 % de l’effectif des entreprises de plus de dix salariés pratiquaient le télétravail de manière régulière (enquête Malakoff Médéric-Humanis). Pour maintenir leur activité, elles n’ont donc eu autres choix que de repenser en profondeur leur processus de travail, et ce notamment en mettant à disposition de leurs employés les outils digitaux indispensables, tels que la signature électronique.
La signature à distance de documents et contrats
Pourquoi la signature électronique est-elle devenue un outil essentiel en période de télétravail ? Pour une raison simple : elle permet aux entreprises de maintenir leur activité à distance en signant documents et contrats en ligne, de manière légale et sécurisée.
Ces dernières semaines, les solutions de signature électronique ont vu leur utilisation monter en flèche ! On observe en effet aujourd’hui que la crise du coronavirus accélère la transformation digitale de nombreuses entreprises. Poussées au télétravail, les entreprises ont dû trouver des alternatives et dématérialiser nombreux de leurs processus, dont leur processus de contractualisation.
Devis, contrat de prestation de service, accord de confidentialité, contrat de travail… La solution de signature électronique de Signaturit permet de signer en ligne tout type de documents rapidement et simplement, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Les entreprises peuvent ainsi assurer la continuité de leurs services, en signant tous ces contrats clés pour leur activité, sans avoir besoin de se déplacer, ni de côtoyer physiquement d’autres personnes.
Gestion digitale des contrats : des bénéfices qui vont au-delà du télétravail et de la crise
Si de nombreuses entreprises ont adopté la signature électronique pour faire face au télétravail, il sera particulièrement important de voir l’après. Les entreprises vont-elles tirer des leçons de cette situation exceptionnelle ? Le déconfinement et le retour à la normale seront-ils synonymes d’un retour aux processus traditionnels ou les entreprises vont-elles investir sur le long terme dans des solutions digitales ?
Cette crise est sans aucun doute une opportunité pour les entreprises de moderniser leur processus et d’améliorer leur productivité. Au-delà de la possibilité de travailler à distance, il est important de noter les autres bénéfices de la signature électronique.
L’utilisation d’une solution de signature électronique va permettre aux entreprises de gérer de manière plus efficace les processus administratifs de gestion de contrats. Fini les pertes de temps liées à l’impression, la numérisation ou encore l’envoi par courrier de contrats… Tout se fait en ligne de manière automatisée : configuration du contrat, transmission entre les signataires, rappels automatiques de signature, archivage, etc. Le processus se voit donc accéléré et les équipes ont plus de temps disponible à dédier à des tâches ayant plus de valeur pour leur entreprise.
La signature électronique, un outil de contractualisation légal et sécurisé
Le Règlement européen eIDAS régit depuis 2016 l’utilisation de la signature électronique dans l’Union européenne. En tant que pays membre, la France reconnaît également la légalité des signatures électroniques. Signaturit est reconnu comme Prestataire de Services de Confiance Qualifiés, sa solution de signature électronique avancée est donc conforme au Règlement eIDAS. Recommandée pour la signature de tous types de contrats commerciaux et RH, elle garantit l’identification des signataires, ainsi que l’intégrité du document signé grâce à un horodatage qui certifie la date et l’heure de signature.
Note : article publi-rédactionnel