Dans un environnement professionnel, l’impression est souvent un poste de dépense sous-estimé. Pourtant, en adoptant de bonnes pratiques et en utilisant des technologies adaptées, une entreprise peut significativement réduire sa consommation d’encre et ses coûts d’impression. Voici quelques stratégies efficaces pour optimiser l’usage des imprimantes à destination des sociétés.
Utiliser des cartouches compatibles ou rechargeables
L’achat de cartouches d’origine peut représenter un coût significatif. Opter pour des cartouches compatibles de qualité ou privilégier les systèmes de recharge permet de réaliser des économies sans compromettre la qualité des impressions. Pour cela, il suffit de choisir un fournisseur de cartouches d’encre pas chères tel que Tinkco.
En effet, quelque soit la marque de votre imprimante (HP, Epson, Canon, Lexmark, Brother, Samsung, etc) vous trouverez votre bonheur à prix discount sur ce site marchand spécialisé. Depuis 25 ans, Tinkco.com est votre expert en cartouche d’encre et toner pour imprimantes jet d’encre, laser et copieurs. Toutes les cartouches compatibles sont rigoureusement testées pour garantir une qualité d’impression égale aux cartouches d’encre d’origine, avec une durée de vie optimale. Vous pourrez également vous approvisionner en kits de recharge pour cartouches d’encre, conçus pour vous offrir des impressions économiques et fiables, tout en respectant vos exigences de qualité.
Grâce à cela, vous allez pouvoir facilement diviser par 3 votre budget consommables.
Choisir des imprimantes économiques
Toutes les imprimantes ne se valent pas en termes de consommation d’encre ! Les modèles laser, par exemple, sont souvent plus rentables pour un usage intensif que les imprimantes à jet d’encre. De plus, certains modèles sont conçus pour optimiser la consommation grâce à des cartouches haute capacité ou à des systèmes de réservoirs d’encre rechargeables (les fameux « EcoTank« .
Paramétrer intelligemment les impressions
Un simple ajustement des paramètres peut réduire la consommation d’encre :
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Imprimer en mode économique ou brouillon lorsque la qualité n’est pas essentielle.
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Utiliser le noir et blanc plutôt que la couleur lorsque cela est possible.
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Régler la densité d’impression pour diminuer la quantité d’encre utilisée.
Attention, n’oubliez pas l’aspect sécuritaire lié à ce type d’appareil : adoptez une architecture zero-trust au sein de votre société !
Limiter les impressions inutiles
L’entreprise peut encourager la réduction des impressions en sensibilisant ses collaborateurs à l’écologie afin de faire des économies substantielles.
Pour cela, l’on peut choisir de privilégier l’échange de documents numériques au lieu d’imprimer systématiquement. Les mails permettent de joindre tous types de documents directement visualisables sans aucune consommation de papier ni d’encre.
Aussi, l’on peut réduire le nombre de pages imprimées en ajustant les marges, en imprimant recto verso et en regroupant plusieurs pages sur une seule feuille. L’effort est minime mais la quantité de papier consommée sera drastiquement réduite !
Pour finir, il est possible de mettre en place des solutions de suivi d’impression pour contrôler la consommation et éviter les abus.
Utiliser des logiciels de gestion d’impression
Les logiciels de gestion d’impression permettent d’optimiser les ressources en limitant les impressions excessives et en appliquant des règles (impression recto verso par défaut, suppression des impressions inutilisées, quotas par utilisateur).
Ainsi, il existe plusieurs logiciels de gestion d’impression qui permettent aux entreprises d’optimiser leurs ressources et de limiter les impressions excessives. Voici quelques-uns des plus populaires :
- PaperCut MF – PaperCut MF est une solution complète qui permet de suivre et de contrôler l’utilisation des imprimantes. Il offre des fonctionnalités comme la mise en place de quotas d’impression, l’authentification des utilisateurs et la gestion centralisée des impressions
- Equitrac – Equitrac est un logiciel axé sur la réduction des coûts et la sécurité des impressions. Il permet de définir des règles d’impression pour limiter le gaspillage et authentifier les utilisateurs avant qu’ils n’accèdent aux périphériques
- PrinterLogic – PrinterLogic est une solution cloud qui facilite la gestion des services d’impression. Il permet de surveiller les coûts, gérer les utilisateurs et optimiser les flux d’impression
- MyQ X – MyQ X est un logiciel qui améliore la sécurité et l’efficacité des impressions en entreprise. Il propose des fonctionnalités avancées comme la gestion des commandes et l’analyse des coûts
Configuration des logiciels
La configuration de ces logiciels dépend de l’environnement informatique de l’entreprise, mais voici quelques étapes générales :
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Installation et intégration : Installer le logiciel sur le serveur ou en mode cloud et le connecter aux imprimantes du réseau.
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Définition des règles : Configurer des quotas d’impression, activer l’impression recto verso par défaut et limiter l’accès aux impressions couleur.
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Authentification des utilisateurs : Mettre en place un système d’identification pour éviter les impressions non autorisées.
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Suivi et analyse : Utiliser les outils de reporting pour surveiller la consommation et ajuster les paramètres en fonction des besoins.
Si vous souhaitez des conseils spécifiques sur l’un de ces logiciels, je peux vous aider à approfondir leur configuration !
Recycler et reconditionner
Le recyclage des cartouches vides et l’achat de cartouches reconditionnées contribuent à la réduction des déchets et des coûts. Certaines entreprises proposent des programmes de récupération avec des réductions sur les prochaines commandes. Voilà de quoi faire rimer économies avec RSE !
Conclusion
En adoptant ces bonnes pratiques, une entreprise peut réduire considérablement ses coûts liés aux imprimantes tout en minimisant son impact environnemental. L’impression est un outil précieux, mais elle doit être utilisée avec intelligence pour optimiser les ressources et favoriser une gestion plus durable.
Note : article publi-rédactionnel
