Gérer son accueil téléphonique au mieux pour développer et fidéliser sa clientèle

L’accueil téléphonique joue un rôle central dans l’entretien de la relation client d’une entreprise. Lorsqu’un client contacte une entreprise, il conçoit sa première impression de celle-ci à travers l’accueil qu’il reçoit.

Ainsi, les entreprises doivent connaître les techniques à adopter pour optimiser cet accueil afin de fidéliser ces clients. Nous vous invitons à en savoir davantage dans cet article.

Quel rôle joue l’accueil téléphonique dans la fidélisation des clients ?

Dans la société d’aujourd’hui où les réseaux sociaux sont beaucoup plus utilisés pour la communication, l’appel téléphonique garde toujours sa place. En effet, la plupart des clients préfèrent communiquer en temps réel avec les entreprises pour soumettre leurs préoccupations et obtenir satisfaction.

De ce fait, travailler son accueil téléphonique est l’un des pas importants dans la fidélisation des clients. Il permet en réalité de :

• améliorer l’image de l’entreprise auprès de la clientèle ;
• améliorer la qualité des services fournis à la cliente ;
• optimiser la relation client, etc.

Tous ces éléments mis ensemble augmentent la confiance du client envers l’entreprise, et contribuent à sa fidélisation.

Comment optimiser son accueil téléphonique ?

Le secret de l’accueil téléphonique se trouve dans la façon dont on conduit la discussion au téléphone avec le client. Cependant, pour mieux le gérer, les employés de l’entreprise doivent adopter quelques techniques basiques en prélude à la conversation.

Les dispositions basiques à respecter pour mieux accueillir les clients au téléphone

Pour mieux accueillir les clients, l’employé doit apprendre à :

• Répondre au téléphone le plus vite possible (de préférence, à la troisième sonnerie au plus) ;
• Se présenter avant tout ;
• Conduire la conversation pour rassurer le client ;
• Développer la qualité d’écoute,
• Référer le client vers la personne qualifiée pour l’assistance ;
• Utiliser les formules de politesse courtoises pour faire l’au revoir.

Quand on dispose de toutes ces qualités, il reste encore à savoir comment réussir l’accueil.

Réussir son accueil téléphonique : les techniques à utiliser

La première clé à utiliser pour mieux accueillir ses clients est la disponibilité. Vous devez être disponible chaque fois pour répondre aux appels téléphoniques. Ensuite, il faut employer un langage courtois, poli et aimable pour dérouler la discussion.

Le vocabulaire employé doit être accessible à tous, le client doit être en mesure de comprendre qui lui est dit.

Par ailleurs, pour mieux gérer son accueil téléphonique, il faut prendre le soin de bien écouter la clientèle pour mieux la satisfaire. Au cas où vous ne seriez pas habileté pour la satisfaire, n’hésitez pas à transférer l’appel à la personne compétente. Enfin, il est important de sourire et de parler de façon à rassurer le client.