La bonne gestion des factures se veut une condition indispensable pour le développement d’une entreprise. Mais comment gérer ses factures ? Découvrez ici 3 clés utiles pour la gestion de vos factures.
Optez pour des méthodes de gestion traditionnelles
Il existe diverses méthodes classiques qui marchent assez bien en termes de gestion de factures.
La gestion manuelle des factures
La gestion manuelle des factures consiste à gérer les factures de votre entreprise au moyen d’un facturier en papier. Dans ce cas, les factures sont imprimées au préalable et portent déjà des numéros ainsi que des mentions légales. Ainsi, lors de l’édition de la facture, vous n’aurez qu’à renseigner avec un stylo les informations obligatoires et détails clés de la vente. Cependant, il faut dire que même s’il est peu coûteux, ce mode de gestion des factures s’avère particulièrement long et complique le travail de la comptabilité. Le facturier en papier est adapté aux entreprises qui émettent un très faible nombre de factures.
La gestion informatisée des factures
Vous avez la possibilité d’opter pour une gestion informatisée de vos factures grâce aux tableaux Excel et Word. Cette méthode se veut idéale pour adopter l’automatisation de la facturation, car il vous suffit de créer des formules afin que certains champs soient remplis automatiquement. L’avantage qu’offre l’utilisation des tableaux Excel et Word dans la gestion des factures est qu’elle favorise le déstockage des factures. De plus, les risques d’erreur existent toujours, mais deviennent moindres qu’avec le facturier en papier. Sachez toutefois que l’automatisation est faisable que partiellement. Vous devez donc inscrire certaines informations manuellement.
Adoptez la dématérialisation avec les factures électroniques
Comme vous l’aurez constaté, les deux méthodes précédentes aident à la gestion de vos factures, mais ne permettent pas une gestion optimisée. Par conséquent, la Facture électronique se propose comme la parfaite solution pour une gestion efficace des factures. Elle consiste à dématérialiser l’ensemble du processus de paiement. De l’édition des factures à leur archivage, tout se fait en ligne. Pour profiter de ce nouveau mode de fonctionnement, adoptez dès maintenant la facturation électronique et cela vous permettra de prendre de l’avance sur l’instauration obligatoire des factures électroniques à compter de 2023 et de vous habituer à cette future norme dès maintenant.
À noter que les factures électroniques offrent de nombreux avantages tels que la possibilité de centraliser toutes les fiches client. De plus, elles permettent un gain de temps et de productivité ainsi que la réduction du temps de traitement des factures et des délais de paiement. Par ailleurs, les risques d’erreurs et de fraudes liées à l’utilisation des anciennes méthodes sont considérablement réduits. Vous pouvez aussi mieux gérer les dépenses de votre entreprise grâce au suivi en temps réel des factures électroniques.