Alors que la transition numérique bat son plein, il ne faut pas négliger les outils permettant d’optimiser le quotidien d’une société tout en étant plus serein. La contrathèque digitale en est le parfait exemple.
Qu’est ce qu’une contrathèque ?
Une contrathèque est un espace sécurisé, compilant l’ensemble des contrats en cours dans une structure donnée. C’est à la fois un outil d’archivage et de gestion proactive.
Vous l’aurez surement deviné, une contrathèque numérique est un logiciel qui centralise et permet de gérer l’ensemble des contrats d’une entreprise et des documents juridiques. Cela est de type base de données, et pourra être déployé dans le cloud ou bien en local selon les solutions choisies.
Avec un tel outil centralisé, tous les collaborateurs pourront y travailler en ajoutant et gérant leurs documents liés (émis / reçus / signés). Bien entendu, la contrathèque gèrent tout l’historique de ces dits documents dématérialisés, que ce soit des contrats, des négociations ou autres. Chaque élément est indexé et peut être trouvé par une recherche globale. Le tout avec un stockage et une consultation sécurisées.
Quel bénéfice pour une entreprise ?
La gestion quotidienne des contrats d’une entreprise est chronophage et très consommatrice de temps, par exemple lorsqu’une personne doit gérer en permanence les éventuelles échéances de contrats. Et qui dit temps… dit argent ! Certaines études évaluent à 12% le coût de gestion des contrats par rapport aux budget annuel des dépenses d’une société. Grâce à l’adoption d’un logiciel de type contrathèque, ce sont donc des économies à la clé pour l’entreprise par rapport à une gestion manuelle classique et papier.
De plus, si la solution est de type SaaS, elle permettra un accès simultané et autonome à n’importe quel collaborateur, ce qui simplifiera grandement la gestion et les opérations depuis n’importe quel poste de travail disposant d’une connexion Internet. Les échanges inter-services sont donc limités.
Le gain de temps s’effectue aussi sur la recherche de document, puisque tout est indexé et accessible via une recherche par mot clé. Mais ce n’est pas tout ! Car la signature des contrats s’en retrouve aussi transformée, notamment avec une gestion dématérialisée, y compris pour le recueil des signatures. Pratique !
On peut aussi envisager les avantages d’une telle solution sur différents points. Notamment, plus de perte possible de document, ou bien de destruction physique. Ici, tout sera dans le cloud, et des sauvegardes permettent de protéger durablement les documents.
L’aspect sécuritaire de la contrathèque
De ce côté, vous pouvez vous douter que la solution doit être sécurisée afin de protéger vos documents, cela en respectant des paramètres stricts de sécurité et d’authentification.
Les erreurs humaines seront un lointain souvenir grâce à l’historisation et aux sauvegardes des données. L’authentification et les droits utilisateurs sont gérés au plus près des besoins et s’adaptent à toute entreprise.
Note : article publi-rédactionnel